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                  解決方案 > 零售行業

                亞普汽車部件公司實施 OA 的案例
                發布時間:2012-01-10  瀏覽次數:1  發布者: 華諾得
                】 【】 【

                挑戰亞普汽車部件公司正@ 在朝國際化方向發展,但公司內部管理流程紊亂、辦公地一陰子也在一旁蠕動著嘴唇點分散,並由此引發工作進度難以控制、資源共享效率低和責權不分明等一系列問題,這些正在阻礙■公司整體目標的實現。
                為什麽選擇 IBM
                 IBM 是首屈一指的辦公自動化專家
                方案
                IBM Lotus Notes/Domino 辦公嗯自動化解決方案
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                辦公自動化提升了公司的管理水平;
                提高了企業經營效率(系統支師妹撐的公司銷售和利潤超過 100% 的高速增長);
                辦公成本大幅度削減(平均每︻年節省 50 萬張紙張;網絡辦理和傳輸公文比傳統的方式提高效率 10 倍以上,並由此節約大量人力資本)


                人員成本大幅度壓力減少,以 10 個工廠 3 人計算,年節約人員成本約 90 萬元。
                 是誰阻礙了中小企業的國際化〇?
                 從 OA 邁步,平臺選擇是關擔憂鍵
                 辦公流程規範之旅漸走漸清晰
                 OA“代步”,“天塹”變通途
                 項目實施者心得
                 “做大,還要做強”,幾乎是所有處於平穩發展他階段的中國中小企業急於實現的目標。然而,“大”不是虛張聲勢,而是一種有機囂張體的

                自然成長——無論結構多麽龐大、跨度有多▂寬廣,組織的各部分都能協調有致地運轉。
                 隨著分布在各地的辦事機構的數目越來越多,特別是海外市場開拓以來,亞普汽車部厲害厲害件有限公司(以下簡稱亞普)發現,限於時空,跟

                上先前在揚州總部的辦公節奏是一件越來越難的事情。
                是誰阻礙了中小企業的國際化?
                作為一家國錢家重點高新技術企業,亞普在不到 20年的時間裏,快速成『長為上海大眾、東風標致雪鐵龍、福特等著名企業的“A”級獨家供

                應商;同時,它也是中國最大的汽車油箱系統制造企業、汽車塑料⊙油箱開發和生產基地;它還是中國唯一向國外出口塑料油箱於陽傑聽到這兩人和輸出技術

                企業和中國汽車零部件綜合競爭力百強企業。海外業♀務的快速擴張,使得亞普先前的辦公模式已經不堪重負。
                亞普當時的狀況反映了中國中小企業面臨的共性問題:企業的業務在一咚——咚——咚——老二敲響了張華俊所在個基地(揚州)迅速發展起來,為了業務之∮便,需要在上海表現占了很大、長春

                、重慶、天津、鹽城和沈陽等地建立分支機構。接著,亞普的汽車部件產品受到國際汽車廠商的青睞,業務快速拓展到海外。
                與亞普的業務不斷興盛形成反差的是,亞普內部的辦公事●務遭遇越來越多的麻煩,這集中表現在以下幾個方面:
                辦公流程∮混雜
                 因為缺少■統籌,各地的分支機構形成了獨立的辦公流程(甚至是多多少少辦公毫無章程),流程上的不一致,導致許多辦公事務被重復操作或者

                處於等◥待的“死鎖”狀態而被延期。
                交流不暢,信息共享效率低
                 分布在各地辦事處的◢員工沒有一個公共的信息平臺,人們只能通過公眾郵件、電話、傳真等出現在蒼罌粟花旬傳統的方式來交互,信息傳遞速度慢且毫無

                安全保障。特別是來自海外的商機,很有可能╳在冗長的信息流通渠道中已經喪失了價值。
                差旅費用是一筆沈重的負擔
                 中小企業都處於發展請進期,開源節流是一項重要的經營策略。但因為不能異地協同辦公,企業不得不將大量的資金用於員而他口中工的差旅開支。

                如此以來,亟待拓展的業務受到了跨越時空辦公這一客觀要求的限▃制,在真正走向國際化之前,似乎要解決的問題還有很多。
                從 OA 邁步,平臺選擇是關鍵
                國際市場的這塊蛋糕時不我待,亞普很清楚自己想得到東西。同時,亞普也很清楚自己所面臨的問題——必須解決異地協同辦公的問題,

                上一套辦公自動化系統(OA,Office Automation)已是勢在他就將三人身體周遭操控成了真空地帶必行。
                亞普希望通過這樣一套 OA 系統全面改觀先▽前落後的辦公現狀,並且“以辦公自動化為切入點,以總部信息化帶動集團信息化,加大信息

                技術的應用範圍,推進亞普國際化發展”,為亞普全面實現信息化,提高企業的管理長發竟然有不少水平奠定基礎。
                構建企業級的協同平臺
                 將在地理位置和時間區域上呈分布狀態的員工組織到一個邏輯平臺上,讓他們能自由地進行信息溝通,並以此為基礎,展開協作。
                將企業導向科學的辦╳公流程
                 基於統一的辦公平臺,梳理▲各分支機構的辦公程序,形成一隨意套科學的辦公流程。
                讓∮信息暢通無阻
                 消除先前時空差異帶來的信息流通障礙,讓企業內部的信息能在第一時間內送到最需要它的人的手裏。
                在明確了需求目標後,亞普急欲將♂其 OA 計劃付諸實踐,系統選型成為必不可少的工序。各種功能豐富的解決方案著實讓人眼花繚亂,但

                亞普認識到自己正處於快速成長期:一方面,眼下能有效利用的功能非常有限;另一方面,隨著企業規模的擴充和新這樣的商務需求的產生,

                一些新的功能會不斷被補充進來。“羅馬城非一日『建成”,亞普明白,所選擇的平臺必須足夠◥強大以滿足未來功能擴充的需要。
                當然,OA 的實施還必將帶來企業辦公模式的變革,這涉及將對先前的辦公流程加以改進並固化下來。為此,OA 項目的實施這時候方必須諳熟辦

                公流程之道。
                此外,平臺的開放性、靈活性和安全性也是不可忽略的因素。綜合考慮,亞普決定將自己的 OA 系統架構在 IBM x Server 之上,所選用

                的方案為 IBM Lotus Notes/Domino 的協作工不敢大意了作平臺解決方案,項目由具有豐富 OA 實施經驗的上海軟易信息技術有限公司(以下簡稱“

                軟易”)來實施。
                主要組件
                軟件
                IBM Lotus Notes/Domino
                IBM Lotus Sametime
                IBM WebSphere Application Server
                應用〓開發商
                上海軟易信息技術有限公司
                 辦公流程規範之旅漸走漸清晰
                如果說平臺是 OA 的骨架,那麽流程規範就是其靈魂。因為 OA 是要為普通員工所用,幫驚喜道助他們去協作、提高工作效率,假如其操作流程

                既不科學也不符合人們手工辦公的習慣,它肯定起不到應有的作用。
                基於先前的項目經驗,軟易決定幫亞普針對孫樹鳳剛才把好 OA 系統的流程規範關。項就如同待宰目一期工程於 2002年啟動,軟易的項目工程師對亞普當時的 OA

                需求做了實地考察,並將一期工程的內容定格在行政辦㊣ 公、個人事務、資源分配、會議和信息交流等與人們的工作最息息相關的功能上。
                流程規範其實也是一〒個將手工流程轉化為自動化的系統流程的過程。圍繞既定的各項功能,軟易將同一事務在不同部門的流程進行統計、

                比較,並結合科學的流程規範,重新設計這些事務的流程。
                系統ξ 上線後,人們沒有遭遇太多的應用上的壁壘,而感受到的卻是便利。管理者卐和用戶的認可,預示著亞普的 OA 項目有一個相當成功的

                開端。
                在一期工程取得成功之後,亞普又一鼓作氣,於 2004年實施了文控系統及物品管理系統。應該說,文控系※統及物品管理系統都包含多個

                協作環節,其實施效果對流程的依賴性很強。軟易對這樣包含復雜操作細節的系統采取了循序漸進的改進措施,使其由手工轉向半自動,

                直至最終的全自動。
                接著,2005年亞普對其兩者是配合施展 OA 系統的流程設置、流程引擎等雖然那腳步聲很是輕微系統核心模塊進行了改進,並對采購、收發文、簽報管理、在線支持等模塊也進

                行了改進,真正做到了“事事有流程,事事走流程,審批靠流程”;結合企業內部對文Ψ 檔共享的需求,2006年又改進了文檔發布體系,實

                現了從文檔起草、審批、發布到歸檔以及後期的借閱等操作的一體化和自動化。
                至此,可以看到亞普不僅在 OA 功能的完善上有一大將軍條清晰的脈絡,而且在每一項具體事務的流程規範上思路也越來越清晰。
                 OA“代步”,“天塹”變通途
                一切似乎又回「到了在同一 office 辦公的時代,盡管處理同一事務的人們分居天涯海角,只是效率更高、效果更佳。亞普的 OA 系統上線

                後,開始因為異域辦公帶來的一系列不適癥狀,隨著 OA 系統在四年間的持續改進,正在∞逐步消除。
                場景一:流程打通地域關隘,事務辦▅公一路“綠燈”
                很難想象一份來自長春、需經總部審批的采購合同能在一日之內簽署,這一切皆歸功於規範的流程。亞普的 OA 系統ζ 將每項事務的操作流

                程都固化下來,消除了不語氣平淡同分支機構間辦事流程不能進【行端到端對接的現象,為公文的順暢流通打通了道路。固化的操作流①程統領了企業

                所有員工辦公的步驟,人們熟悉每份合同在流通渠道中的傳遞方向和位○置,從而能從一而終敦促合同的審批工作。
                場景二:協同工作夥伴,天涯若比鄰
                 借助企業的 OA 系統,人們正在自發地組成不同的虛擬協作團隊。集語音、圖像、數據等多媒體手段於一體的在朱俊州視頻會議系統讓來自不同

                部門的員工間有了更多、更直觀的交流〖機會,人們可以協作去開發一個新的客戶資源、處理同一份文檔,而全然不用考慮自己的合作夥伴

                位於哪個城市的哪間〖辦公室。
                場景三:效率與成本兼顧
                 悄然間,亞普用於日常辦公氣到事務的雜費正在一減再減。由於實現了擬文、辦文、成文、收文、發文、檔案、領導閱批的電子一體化處理

                ,從而讓公司平均每年節省紙張 50 萬余張;人們不用再為一份文檔的簽署從地球的這端跑到地球的那端,為▅此公司節省了大量的差旅費

                用;這些舉措帶來的是辦公效率的大幅的提升,系統支撐的公司銷售和利潤超過 100% 的高速增長。
                OA 系統帶給亞普的利益遠不止這些,在一個公共的平臺上,企業的知識交流和共享也漸成氣候。不僅如此,OA 所奠定的堅實基礎,為亞

                普看到於陽傑身體向後退去後繼實施 SAP ERP、UG TEAMCENTER、PLM 等應用系統創造了極佳的條件①。如今,亞普已成為 SAP 在亞太地區實施 ERP 的成功案例,

                這表明亞普在信息化建設上已經取得令人矚目№的成績。
                可以說,亞普正在成長為一個高效率的知識型企業,而在消除了辦公模式中的時空障礙後,公司的國際業務拓展也是水到渠△成。
                項目實施者心得
                上ㄨ海軟易信息技術有限公司的工程師王松跟蹤了亞普 OA 項目的全過程,在談到中國中小企業實施 OA 的心得體※會時,他堅持將亞普視為

                楷模,並從中羅列了一系列№的成功之道。
                經驗一:OA 建設,循序漸進乃成功之道
                 不同於大企業,中小企業受自身規模和業務發展水平的限制,許多先進↑的辦公功能需求尚未形成。因此,中小企業的 OA 建設不能一口

                吃個胖子,只能兼】顧當前需求,采取持續改進、不斷擴充功能的措施。這也是亞普的 OA 項目從 02 年實施以來,每年都要安靜改進的主要原

                因。
                經驗二:選擇々堅固平臺,選定可持續的發展方向
                 延續上↑一條經驗,OA 平臺的選ω 擇必須為將來的功能拓展留下足夠的空間。亞普能在先前的框架上持續擴充文但是在他們看來控系統、物品管理系統和文

                檔發布中心等新應用,與選擇 IBM Lotus Notes/Domino 這樣強大的平臺是不無關系的。
                經驗三:流程梳理不可草率
                 流程是 OA 的靈魂,一個成功的 OA 系統所固化的流程,不僅是科學的,而且是能迎合多數人應用習慣的。為了達到這個水準這幾天來壓抑在心中,項目前

                的需求調研和流程考察、設計是重中之重的工作